Goede bedrijfs en projectrapportages zijn belangrijk om sturing mogelijk te maken. Dit stelt hoge eisen aan de kwaliteit van deze rapportages. Omvangrijke rapportages met uitputtende teksten zijn natuurlijk zeer informatief, maar worden zelden goed gelezen. Een goede rapportage of dashboard is kort (1 A4) en bestaat veelal uit een overzicht van een aantal kern prestatie indicatoren ook wel KPI’s genoemd. Een dergelijke KPI geeft snel inzicht in de status van een project of programma.
De keuze van de juiste KPI’s is belangrijk en dient gekoppeld te zijn aan sturingsinstrumenten. Immers als je in een auto wel een kilometerteller hebt maar geen gaspedaal of rem om bij te sturen heeft een kilometerteller ook weinig zin.
KPI’s dienen bijvoorkeur grafisch te worden weergegeven. Dit verhoogt de leesbaarheid en begrijpbaarheid van een KPI. Hierbij zijn veel vormen mogelijk. Een paar belangrijke zijn:
Stoplichten of smileys. Deze worden vaak gebruikt om een kwalitatieve status aan te duiden (goed-matig-slecht) al dan niet in de bekende kleuren groen, oranje en rood.- De kilometerteller of thermometer zijn twee bekende vormen om kwantitatieve, getalsmatige informatie weer te geven. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan het percentage besteed budget in relatie tot de projectvoortschrijding.
- Trendgrafieken worden gebruikt om ontwikkelingen in de tijd weer te geven al dan niet ten opzichte van een gestelde norm. Het grote voordeel van trendoverzichten is dat je de verandering in de tijd inzichtelijk maakt.
De vorm is belangrijk om snel inzicht te geven. Veel belangrijker is echter de vraag waarop ga je sturen. Hoe zorg je ervoor dat je de juiste KPI’s aanbied en ook niet meer dan dat. Overdaad schaadt, gaat hier zeker op. KPI’s waarop niet wordt gestuurd hebben geen toegevoegde waarde.
Hieronder enkele tips en regels die gehanteerd kunnen worden bij het opstellen van sturings-KPI’s:
De weergave van een KPI dient in één oogopslag duidelijk te zijn. Een korte toelichting over het “waarom” van een KPI mag, maar indien de interpretatie van een KPI uitgelegd moet worden is deze te ingewikkeld.
- Het gebruik van relatieve waarden al dan niet uitgedrukt in percentages moet zo veel mogelijk worden vermeden (zowel de teller als noemer kunnen immers veranderen terwijl de uitkomst hetzelfde blijft ). Met andere woorden relatieve waarden zijn lastig of niet eenduidig te interpreteren.
- Er dient consensus zijn binnen het management over het gebruik van de KPI’s en de wijze waarop deze tot stand is gekomen. Hiermee voorkom je dat discussies gaan over de waarde en belang van een KPI in plaats van de over de inhoudelijke waarde en betekenis.
- Indien een set van KPI’s is vastgesteld dient er een nauwgezet wijzigingsbeleid te worden gevoerd. Dit om te voorkomen dat de set KPI’s maandelijks veranderd.
- De samenhang en balans tussen de KPI’s dient duidelijk te zijn en alle aspecten van project en programmamanagement af te dekken. Dus zowel KPI’s op het gebied van planning, geld, kwaliteit, en resultaat.
- Het aantal KPI’s dient beperkt te zijn. De ervaring leert dat het sturen op tien of meer KPI’s al bijna niet meer lukt.
